Корпоративна кредитна карта
Корпоративните кредитни карти са кредитни карти, издадени на служители на утвърдени компании, които им позволяват да начисляват своите оторизирани бизнес разходи - като хотелски престой и самолетни билети - без да се налага да използват собствена карта или пари в брой. Тези карти, които са известни още като търговски кредитни карти, могат да улеснят служителите (и работодателите) да управляват разходите, а много от тях предлагат перки, като чести лети мили и достъп до летищните шезлонги.
Как работи корпоративна кредитна карта
Корпоративните кредитни карти са проектирани да задоволят нуждите на утвърдени компании - обикновено тези с най-малко 4 милиона долара годишни приходи, потребители с повече от 15 карти и очаквани такси от 250 000 долара или повече всяка година. Докато повечето фирми, включително едноличните собственици и DBA, могат да получат кредитна карта за малък бизнес, корпоративните карти (както подсказва името) са запазени за корпорации. Това означава, че компанията трябва да бъде структурирана и регистрирана като S или C корпорация, за да отговаря на условията.
Основни издатели на кредитни карти, като American Express, Capital One, Citibank, Chase и Wells Fargo, предлагат корпоративни кредитни карти. Картите се издават въз основа на финансовото здраве на компанията - а не на личните финанси на собствениците. Например, издателите на карти могат да изискват от компанията да има силни финансови средства, плюс добра ликвидност и паричен поток.
Обикновено издателите на корпоративни кредитни карти искат да видят последните одитирани финансови отчети на компанията, подробности за структурата и организацията на компанията, данъчна информация (включително федерален данъчен номер) и информация за контакт на служител на компанията, който е упълномощен да извършва дейност от името на компания - като собственик, президент или касиер.
Ключови заведения
- Корпоративни кредитни карти улесняват работодателите и служителите да управляват разходите.
- Корпоративни карти се издават на по-големи, утвърдени компании и се различават от визитките, които се предлагат на еднолични търговци и DBAs.
- Важно е служителите да научат и следват правилата на корпоративните си кредитни карти, преди да правят такси.
- В зависимост от картата, служител или работодател ще отговарят за плащането на сметката за кредитната карта.
Работодателят може да предостави на някои служители корпоративна карта, така че те да могат да плащат за одобрени бизнес разходи, като хотели, храна, коли под наем и полети, както и достъп до пари в банкоматите - всички без да използват собствени средства или аванс на компанията. Името на компанията ще бъде на картата, заедно с името на служителя като посочен притежател на картата. Подписът на служителя отива на гърба на картата, точно както би направил на лична кредитна карта.
Видове корпоративни кредитни карти
В зависимост от вида на корпоративната кредитна карта служителят или работодателят ще отговаря за плащането на сметката за кредитната карта. С карта за индивидуална отговорност служителят е отговорен за заплащането на издателя на кредитната карта директно за всички такси, плюс подаване на отчет за разходите и получаване на възстановяване от работодателя. Издателят на кредитна карта проверява кредита на служителя, преди да им даде карта, но това е „меко привличане“, което няма да повлияе на кредитния им рейтинг.
Ако това е карта за корпоративна отговорност, работодателят плаща сметката за всички одобрени такси (въпреки че служителят може да е на куката, за да плати директно на издателя за неразрешени или лични разходи). Тъй като компанията е отговорна за плащането на сметката, издателят на кредитната карта обикновено няма да проверява кредита на служителя, но това лице вероятно ще отговаря за подаването на редовни отчети за разходите, така че компанията да може да съгласува извлеченията на картата всеки месец.
Преди служител да използва корпоративна кредитна карта, трябва да разбере кой е отговорен за плащането на сметката всеки месец. Ако са отговорни, те трябва да създадат система, за да се уверят, че плащанията са навременни и че разполагат със средствата за покриване на баланса.
Предимства на корпоративна кредитна карта
Основно предимство на корпоративната кредитна карта е, че улеснява управлението на разходите - както за служителите, така и за работодателите. От гледна точка на бизнеса корпоративната карта позволява на работодателите да поставят лимити за това колко притежатели на карти могат да изразходват за транзакция, за разходна категория или като цяло. Компанията може също така да контролира къде може да се използва карта, като ограничава покупките до конкретни търговци, видове търговци и местоположения.
От гледна точка на служителите карта за корпоративна отговорност може да означава финансово облекчение, тъй като елиминира необходимостта да се плаща предварително за разходите, свързани с бизнеса, и след това да се чака възстановяване. Друго предимство е, че някои корпоративни кредитни карти предлагат електронно отчитане на разходите, което автоматично попълва отчетите за разходите на компанията с информация за покупки - функция, която улеснява (т.е. по-малко излишни) да се представят навременни и точни отчети.
Друго голямо предимство е, че в зависимост от работодателя, притежателите на карти може да могат да запазят всякакви награди, които печелят, докато използват корпоративна кредитна карта. Те могат, например, да могат да печелят и да изплащат награди за програма с чести листовки или програма за чести гости на хотел. Разбира се, работодателят може да реши да запази възнагражденията, за да компенсира годишните корпоративни разходи или да предложи стимули за най-добре работещите служители. Все пак много по-големи компании позволяват на служителите да извлекат ползите от програмите за награди, тъй като това може да подобри морала на служителите.
В допълнение към програмите за възнаграждение, много корпоративни кредитни карти предлагат предимства, които честите пътници ще оценят, като например достъп до шезлонги на летището (огромен плюс, ако пътникът има дълъг кацане), услуги за пътуване и спешна помощ, подмяна на спешни карти и изплащане на пари в брой, и отказ от повреда при сблъсък на коли под наем. Прочетете дребния шрифт на споразумението за кредитна карта, за да сте сигурни, че знаете как работят тези ползи. Например, за да активирате автоматично покритие при наемане на автомобил, вероятно ще трябва да извършите цялата транзакция с покритата кредитна карта и да откажете отказ от повреда при сблъскване на наемателната компания. Когато се съмнявате, позвънете на номера на гърба на картата.
Политики на компанията за корпоративни кредитни карти
Служителите трябва да знаят политиките на своята компания по отношение на корпоративните карти от началото, за да избегнат грешки, които могат да доведат до счетоводни кошмари или по-лошо. Картодържателите трябва да се запознаят с общите изисквания за разходите и отчитането на своята компания и да установят дали имат ограничения за разходите, които се прилагат за определени категории. Също така е важно да научите за всички правила за отдел или позиция. Например, ръководителите на компании вероятно ще имат различни профили на разходите от, да речем, средно ръководство.
След като притежателят на карта научи политиките на своята компания, трябва да се придържа към тях. Ако използват картата си, за да купят нещо, което не е одобрен бизнес разход, това може да ги накара да изглеждат зле в очите на работодателя си - дори ако това е честна грешка. Нещо повече - много големи компании имат мениджър на карти за пътуване и развлечения за персонала, който може да одитира разходите на служителите по всяко време. Важно е притежателите на карти да използват здравия разум, за да решат дали таксата, която те ще направят, е 100% свързана с работата. Ако не, те трябва да го поставят на личната си карта и да го подредят по-късно, ако смятат, че имат право на пълно или частично възстановяване.
За да избегнете счетоводните кошмари, или по-лошото, не смесвайте личните разходи с бизнес разходите.
Преди да се активира корпоративна кредитна карта, работодателят може да предложи (или да изиска) лични или онлайн обучения за корпоративни кредитни карти, предназначени да помогнат на служителите да научат политиките. В допълнение, работодателят може да публикува и актуализира политики на своя интранет сайт. Винаги е добра идея да бъдете информирани, да спазвате правилата и да избягвате да правите нещо, което може да доведе до допълнителни документи или да се тълкува като измама. Притежателите на карти, които имат въпроси относно политиките на своя работодател, трябва да се свържат с лицето (или отдела), който управлява програмата.
Специални съображения за корпоративни кредитни карти
Освен разбирането и следването на фирмените политики по отношение на лимитите на разходите, видовете разходи, които са разрешени и как се обработват отчетите за разходите, за служителите е важно да знаят, че ако те - а не техният работодател - са отговорни за плащането на сметката за кредитната карта, кредитният резултат може да падне, ако изостават при плащанията. AmEx, например, отчита сметки в кредитно бюро, ако акаунтът е изтекъл 180 дни. Добре е да настроите предупреждение за електронна поща като напомняне кога тези плащания се дължат.
Както всяка кредитна карта, служителите трябва да се отнасят внимателно към корпоративната си кредитна карта и да я съхраняват на безопасно място, за да предотвратят кражба или загуба. Ако дадена карта бъде изгубена или открадната, тя трябва да бъде докладвана възможно най-скоро, за да може картата да бъде анулирана и заменена.