Разбиране „Per Diem“

"Дневна" или дневна ставка е фиксирана сума на възстановяване, изплатено на служителите за ежедневно настаняване, хранене и непредвидени разходи, направени по време на бизнес пътувания. Цените се определят всяка година от Администрацията за общи услуги (GSA) за дестинации в континенталните щати; чуждестранните ставки (например Аляска, Хаваи, Пуерто Рико и Гуам) се определят от Министерството на отбраната, а валутните ставки (навсякъде извън САЩ и нейните територии) се определят от Държавния департамент.

Ако пътувате за бизнес или имате служители, които пътуват, важно е да разбирате дневно, което предлага алтернатива на възстановяването на суми въз основа на подробни записи на разходите и изисква по-малко сложно счетоводство. Тук отговаряме на въпроси, които бихте могли да имате относно дневната такса, как работи и какво включва данъчно облагане.

Какво обхваща Per Diem?

GSA разбива дневните тарифи на две категории:

• Храна и съпътстващи разходи (M&IE)
• жилище

Храна и инцидентни разходи

Категорията храна и инцидентни разходи (M&IE) обхваща всички хранения (закуска, обяд и вечеря), рум сервиз, пране, химическо чистене, пресоване на дрехи и такси и съвети за хората, които предоставят услуги, като хранителни сървъри и багаж превозвачи. Дневните цени за хранене варират в зависимост от местоположението и са категоризирани в шест нива.

По-големите градове обикновено имат максимална дневна стойност от 76 долара (за фискалната 2019 г.); по-малките градове, които са домакини на значителни пътувания, свързани с бизнеса, имат дневни суми, които попадат между 2 и 5 ниво (от 56 до 71 долара). Зоните, които обикновено не се посещават от бизнес пътешественици, ще имат минимална степен на ниво от 55 долара.

Разходи за настаняване

Категорията за настаняване обхваща места за нощувки, като например хотели, мотели, ханове, курорти и апартаменти. За M&IE и настаняване за всяко място е определена отделна дневна ставка. Например за фискалната 2019 година тарифите за дневни суми за Атланта варират между 152 и 159 долара за настаняване и 66 долара за M&IE. За Чикаго тарифите за настаняване варират между 131 и 223 долара, в зависимост от месеца, а M&IE на ден е 76 долара.

Защо тарифите се различават по местоположение

Цените за дневна такса се основават на разходите за живот в района. Дневните цени в големите градове, като Чикаго, Ню Йорк и Лос Анджелис, са по-високи от не метрополисите, тъй като стоките и услугите в по-големите градове като цяло са по-скъпи. Тарифите за настаняване също могат да варират според месеца в зависимост от търсенето и предлагането. Например, най-високата дневна квартира в Ню Йорк съвпада с есента, сезона, който привлича най-много туристи и бизнес пътници. Дневните тарифи се актуализират ежегодно и влизат в сила на 1 октомври, първия ден от фискалната година на федералното правителство.

Намиране на цени за всяко местоположение

Попитайте отдела за човешки ресурси или счетоводство на вашия работодател за конкретни тарифи или потърсете информацията, като посетите уебсайта на GSA, където можете да търсите по град, щат или пощенски код за текущата фискална година (от 1 октомври до 30 септември). Ако искате да видите следващата фискална или друга година от 1997 г., потърсете по щат и изберете подходящата година от падащото меню. Щракнете върху „Намерете дневни тарифи“, за да видите резултатите, които са разпределени по основна дестинация, окръг, максимален брой нощувки по месец и храна и нежелани разходи (M&IE).

Ако търсите зона, която не е обхваната от таблиците на GSA (напр. Хаваи, която не е част от континенталните щати), ще се появят две връзки, които ще ви насочат към подходящия уебсайт: Министерството на отбраната за чуждестранни пътуване (Аляска, Хаваи, Пуерто Рико и Гуам) и Държавния департамент за всички чуждестранни дестинации.

Стандартната дневна ставка

Стандартна ставка от 55 долара на ден за M&IE и стандартна ставка от 94 долара на ден за нощувка (фискалната 2019 година) се прилага за всяко място, което няма определена тарифа в таблиците на GSA. Това важи за всички щати в континенталния щат.

Използване от работодателите на GSA тарифи

Докато повечето фирми използват дневните тарифи, определени от GSA, те могат да използват алтернативни методи за възстановяване. Например, работодателите могат да използват метода на IRS с висока и ниска стойност, който установява една фиксирана ставка на сумата за дневни цени с висока цена (например Ню Йорк, Чикаго и Окръг Колумбия) и една фиксирана ставка за всички останали места. За пътуване на или след 1 октомври 2018 г. тарифата е $ 287 ($ 71, ако M&IE само) за пътуване до която и да е област с високи разходи и $ 195 ($ 60 M&IE) за пътуване до всяко друго място в континенталния САЩ.

Данъци върху дневните възстановявания

Дневните плащания не се считат за заплати - и следователно са необлагаеми - стига да отговарят на определени условия. Ще подлежите на облагане с данъци, ако някое от следните неща е вярно

• Плащането е повече от допустимата федерална дневна ставка
• Не сте подали отчет за разходите при работодателя си
• Вашият отчет за разходите не включва дата, час, място, сума и бизнес цел на разхода
• Вашият работодател ви дава дневна такса и не изисква отчет за разходите.

Ако някоя от горните ситуации е вярна, вашите дневни суми ще се считат за заплати и ще подлежат на облагане с данък върху доходите и данъци върху заплатите. Сумата ще бъде отчетена от вашия работодател във вашия W-2 формуляр. Ако просто дневната ви сума е била над допустимата федерална дневна ставка, само надвишената сума ще се счита за заплата.

За да обосновите разходите си за пътуване и свързаните с вас разходи, ще бъдете задължени да поддържате дневник, който включва дните, в които сте пътували за бизнеса, къде сте отишли, и бизнес целта на пътуването. Забележка: Ако пътуването, свързано с вашия бизнес, продължава по-дълго от година на едно място - дори и да включва две или повече отделни задания - може да нямате право на освобождаване от данък съгласно правилата за дневен данък. За да избегнете неблагоприятни данъчни последици, консултирайте се с вашия данъчен съветник, преди да започнете удължено бизнес пътуване.

Per Diem като алтернатива на заплатата

Тъй като дневните плащания не се облагат с данък, някои хора могат да повдигнат въпроса: „Мога ли да приемам по-ниска заплата с дневен, вместо по-висока заплата без дневна?“ Отговорът е „не“. Политиките за дневни разходи не могат да бъдат създадени по начин, който позволява това, което трябва да се направи, да бъде етикетирано като нещо друго - в този случай - дневно.

Долния ред

Ежедневните плащания осигуряват възстановяване на разходите на служителите, които пътуват с бизнес цел. Цените варират в зависимост от местоположението и времето на годината и се разделят на две категории: a href = "/ статии / лични финанси / 091214 / използване на бизнес-кредитни карти-стратегически.asp"> нощувка и храна и съпътстващи разходи (M&IE ). Докато плащанията ви не надвишават максималната федерална дневна ставка, те не са облагаеми; ако дневните плащания надхвърлят федералните граници, всяко превишение ще се облага като обикновен доход.

Ежедневните ставки могат да се променят годишно, а законите за дневния данък могат да бъдат сложни. Консултирайте се с квалифициран данъчен специалист, ако имате въпроси или притеснения относно дневната политика на вашата компания.