Съвети за управление на времето за финансови специалисти

Светът на финансите се превърна в силно конкурентно работно място. Въпреки че има само 24 часа във всеки един ден, както се казва, времето е пари. Следователно, ефективното управление на времето е конкурентно предимство за всеки финансов професионалист, който иска да стане по-продуктивен и да увеличи качеството си далеч от работа.

Въпреки това, има много разсейвания, които могат да ви държат на работа по-дълго от необходимото. Прочетете, за да научите за някои от тези обичайни загуби на време и да разберете за редица съвети за управление на времето, които ще ви накарат да получите повече работа за по-малко време.

Черната дупка

Съществуват различни загуби на време, които могат да намалят производителността. Например финансовите специалисти постоянно се изкушават да поставят многозадачност. Да предположим, че сте съветник и между 8:30 и 10 часа сутринта в сряда успявате да постигнете следното:

• Работите върху електронна таблица,
• Но спрете, след като сте прекъснати от две нови имейл съобщения,
• След това изпратете шест имейла подред,
• Последвано от проверка на сватбени снимки на приятел от колежа в Instagram,
• След това приемете покана за социален излет на компанията чрез съобщение Slack,
• Преди да въведете две неочаквани обаждания от бъдещи клиенти и
• Накрая са принудени да затворят рязко, когато мениджърът ви спира, за да ви напомни, че закъснявате пет минути за срещата на персонала.

Това звучи ли като типична за вас сутрин? Ако е така, и особено ако работите в корпоративна среда като частен капитал или инвестиционна банка, вероятно сте в най-ниско ниво на ефективност в сравнение с вашите колеги.

След пет или десет години никой няма да ви помни, да се грижи или да ви насърчава за всички натоварени работи, които сте свършили. Щеше ли да се интересува светът, ако Томас Джеферсън завърши много разбъркване на хартия, но никога не помогна за написването на Декларацията за независимост? Същото е и в работата ви - вашата организация цени необходимата работа и шедьоври, а не заетата работа.

планиране

Всяка неделя следобед завършете списъка „Направо“ за предстоящата седмица, за предпочитане използвайки приложение или уеб услуга, която се синхронизира на всички ваши устройства. Маркирайте предметите, които са абсолютно критични за вашия успех в работата и в личния ви живот. Тези, които не са подчертани, вероятно са неща, които можете да делегирате, забавите или избягвате напълно.

В областта на финансите критичните резултати включват доклади или изследвания, които трябва да бъдат точни и представени преди краен срок. Вашата организация се обслужва по-добре, ако се съсредоточите върху подобряването на качеството на тези отчети, а не просто да вършите прилична работа с тях, за да можете да освободите време за не ключови елементи (като отговаряте на имейли с нисък приоритет или участвате в дълго -виткана среща).

По същия начин, десет минути преди да напуснете работа всеки ден, завършете изброяването на предметите за действие на следващия ден и ги номерирайте по важност и приоритет. Отново непрекъснато си задавайте въпроса за всички неща, които всъщност не е нужно да правите - нещата, които не отговарят на определен праг на производителност.

(Също така, вижте Намерете своята ниша във финансовата индустрия.)

Мултитаскинг

Успехът във финансите се свежда до способността на човек винаги да постига критични и незабавни резултати. На какви основни сведения и точки на данни разчитат вашите финансови ръководители? Какво можете да предоставите, за да помогнете на вашата организация и / или вашите клиенти да спечелят? Това включва ли навременното представяне на одитен доклад, точни изчисления на нетната настояща стойност по предложен проект или гарантиране, че формулите в Excel водят до правилни съвкупни суми?

В края на деня никой не се интересува от всички имейли, които сте разменили, срещите на социалните клубове, на които сте присъствали, или хронологичното подаване на папки в кабинета ви. Многозадачността непрекъснато пречи на хората да дадат най-доброто от няколко критични резултата, които техните работодатели наистина очакват от тях.

Направете първо важните, трудни, спешни и най-ценни действия. Успехът във финансите може да включва простота в методите за това как да подходите към задачите си. Това може да изглежда брутално просто за добре прочетения и непосветения скорошен абитуриент, но правете едно по едно и не спирайте, докато не бъде завършено. Ако задачите ви са свързани с дългосрочен проект, го нарежете на краткосрочни етапи и завършете предварително. Както каза Хенри Форд, „Нищо не е особено трудно, ако го разделите на малки работни места“. Извършването на нещата от начало до край елиминира скъпоструващата неефективност, защото ще избегнете непрекъснато да започвате отначало и да калибрирате различни, несвързани елементи.

Ако отделяте три часа всяка седмица за безполезни задачи, това се равнява на около 150 часа годишно. Вашият сътрудник няколко бюра от вас, който е по-ефективен и влага по 150 часа повече годишно, вероятно ще се радва на няколко промоции и увеличения на заплатите, които другите не са получавали.

(Разгледайте видовете работни места във финансовата индустрия с опции за финансова кариера за професионалисти.)

Входящи

Входящата ви поща е основна загуба на време. Ако по-голямата част от вашите имейли нямат отношение към непосредствените ви задачи, които са ви под ръка, тогава спорадично запълвате деня си с информация за боклука.

За да избегнете това:

• Задайте предварително определени времена за проверка на имейла си и проверявайте входящата си поща не повече от три или четири пъти на ден.
• Създайте папка след часове за имейли, до които трябва да стигнете, но това не е спешно. Тази папка е особено полезна за вас, за да се върнете към важни заявки, които могат да изчакат няколко работни дни, преди да получите отговор от вас.
• Изпращайте само най-критичните имейли по време на работния си ден. Въпреки че е важно да сте в течение на вашата група, голяма част от вашето време може да се пропилее от неопитни или по-малко дисциплинирани колеги, които заливат входящата ви поща с неподходящи съобщения. Можете да намалите тези видове имейли, като не отговаряте на тези, които не са свързани с работата.
• Изпразнете входящата си поща, преди да напуснете работа. Можете да постигнете това, като създадете свързани с проекти папки, в които можете да паркирате имейли, свързани с конкретни проблеми. Съхраняването на вашата пощенска кутия празна ви спестява време, като елиминира несъществените съобщения от вашето внимание. Ако има предмети, които абсолютно изискват внимание в рамките на следващите няколко часа или до следващия ден, след това ги поставете в спешна папка.

Други съвети за спестяване на време

Следете колко време наистина губите

Създайте обикновена електронна таблица, която ви позволява да въведете прогнозното време, което сте пропиляли по тривиални въпроси. Правете това ежедневно. Докато развивате и поддържате този навик, вие ще се обучавате да разпознавате маловажни въпроси, когато се сблъскате с тях.

Само веднъж обработвайте документи на хартия

След като бъдат обработени, можете да ги подадете, да ги изпратите или да се отървете от тях.

Директно съобщение Вашите колеги

Разходката из офиса ви или между отделите може да ви струва няколко часа седмично - и ние знаем колко скъпо е това на годишна база. Освен ако това не е важен или сложен въпрос, използването на директни съобщения чрез корпоративна система за съобщения или одобрена уеб услуга често е по-ефективен начин за бързо получаване на отговори на различни въпроси.

Знайте къде е всичко в даден момент

Това включва както електронна, така и хартиена информация. Ако цените времето си, не го губете в търсене на неща.

Разделете задачите си в четири категории:

1. Спешно и важно - като финансови и счетоводни отчети със строги и приближаващи срокове.

2. Не е спешно и важно - като работа в мрежа във вашата финансова група, учебни часове и т.н.

3. Спешни и не важни - като спорадични съобщения от входящата ви поща и „записване на срокове“ за срещи в клуба.

4. Не спешно и не е важно - като десетминутни разговори от автомата, проверка на фентъзи футбол и т.н.

(Очевидно е, че трябва да прекарате колкото се може повече от деня си в първа категория.)

Делегат, делегат, делегат

Това ще ви отдели от пакета, докато се движите нагоре в организацията. Работете със задачи, които само вие можете да изпълнявате. Тъй като усъвършенствате уменията си за управление на времето, скоро ще ви бъдат назначени директни доклади. Разпределете задачи, с които не е необходимо да се справяте максимално. Трябва да правите само нещата, които абсолютно изискват вашето внимание или опит.

Не управлявайте личността си

Финансовите специалисти трябва да притежават умения за управление на времето, но те също трябва да имат връзка и добра воля с вътрешните колеги и външната общност. Фокусирането изключително върху времето може да ви накара да изглеждате абразивни, което ще отложи много хора, когато са около вас, включително в настройките за социално и бизнес развитие. Ако не сте внимателни, ще заобиколите, мислейки, че сте гуруто за управление на времето, но напълно не сте наясно с печата на "социалния идиот" на челото.

Уменията за комуникация, лидерство и развитие на бизнеса са също толкова важни, колкото и уменията за управление на времето. Тъй като финансовите специалисти се развиват в кариерата си, само уменията за управление на времето вече няма да са достатъчни, за да им помогнат да стигнат до следващото ниво (т.е. на изпълнителното ниво).

Долния ред

Ако цените живота си, значи цените времето си. Трудовият живот е подкомпонент на по-голямата картина на вашия живот - нивото на принос и услуга, които можете да предоставите на другите, зависи от способността ви да извлечете максимума от определеното за вас ограничено време. Запомнете: Важните неща, които вашият работодател очаква да получите от вас, са толкова важни. Вашият работодател няма да се интересува много от всичко останало, както и вие.

(За повече информация, прочетете Финансова ефективност: Ръководство на анализатора за управление на времето.)