Въведение в счетоводните информационни системи - AIS

Счетоводна информационна система (AIS) е структура, която бизнес използва, за да събира, съхранява, управлява, обработва, извлича и отчита финансовите си данни, така че да може да се използва от счетоводители, консултанти, бизнес анализатори, мениджъри, главни финансови служители (финансови директори), одитори, регулатори и данъчни агенции.

Специално обучените счетоводители работят задълбочено с AIS, за да осигурят най-високото ниво на точност при финансовите транзакции на компанията и воденето на записи, както и да направят лесно достъпните финансови данни за тези, които законно се нуждаят от достъп до тях - всички, като същевременно поддържат данни непокътнати и сигурни.,

Счетоводните информационни системи обикновено се състоят от шест основни компонента: хора, процедури и инструкции, данни, софтуер, инфраструктура на информационните технологии и вътрешен контрол. Нека разгледаме подробно всеки компонент.

Въведение в счетоводните информационни системи

1. AIS Хората

Хората в AIS са просто потребителите на системата. Професионалистите, които може да се наложи да използват AIS на организацията, включват счетоводители, консултанти, бизнес анализатори, мениджъри, главни финансови служители и одитори. AIS помага на различните отдели във фирмата да работят заедно.

Например, ръководството може да установи цели на продажбите, за които персоналът може след това да поръча съответното количество запаси. Поръчката за инвентаризация уведомява счетоводния отдел за ново плащане. Когато се правят продажби, продавачите могат да въвеждат поръчки на клиенти, счетоводството може да фактурира клиентите, складът може да сглоби поръчката, отделът за доставка може да я изпрати, а счетоводният отдел получава известие за ново вземане. След това отделът за обслужване на клиенти може да проследява пратките на клиентите и системата може да създава отчети за продажбите за управление. Мениджърите могат също да видят разходи за инвентаризация, разходи за доставка, производствени разходи и така нататък.

С добре проектиран AIS всеки в рамките на организация, която е оправомощена да направи това, може да получи достъп до същата система и да получи същата информация. AIS също опростява получаването на информация на хора извън организацията, когато е необходимо.

Например, консултантите могат да използват информацията в AIS, за да анализират ефективността на ценовата структура на компанията, като разгледат данните за разходите, данните за продажбите и приходите. Също така одиторите могат да използват данните, за да оценят вътрешния контрол на компанията, финансовото си състояние и спазването на Закона на Сарбайнс-Оксли (SOX).

AIS трябва да бъде проектиран така, че да отговаря на нуждите на хората, които ще го използват. Системата също трябва да е лесна за използване и да се подобрява, а не да пречи на ефективността.

2. Процедури и инструкции

Процедурата и инструкциите на AIS са методите, които използва за събиране, съхраняване, извличане и обработка на данни. Тези методи са както ръчни, така и автоматизирани. Данните могат да идват както от вътрешни източници (например служители), така и от външни източници (например, онлайн поръчки на клиенти). Процедурите и инструкциите ще бъдат кодирани в AIS софтуер - те също трябва да бъдат „кодирани“ на служителите чрез документация и обучение. За да бъдат ефективни, процедурите и инструкциите трябва да се следват последователно.

3. AIS данни

За да съхранява информация, AIS трябва да има структура на база данни, като структуриран език на заявките (SQL), компютърен език, който обикновено се използва за бази данни. AIS също ще се нуждае от различни екрани за въвеждане за различните видове системни потребители и въвеждане на данни, както и различни изходни формати, за да отговори на нуждите на различни потребители и различни видове информация.

Данните, съдържащи се в AIS, са цялата финансова информация, свързана с бизнес практиките на организацията. Всички бизнес данни, които влияят върху финансите на компанията, трябва да преминат в AIS.

Видът на данните, включени в AIS, ще зависи от естеството на бизнеса, но може да се състои от следното:

• поръчки за продажба
• извлечения за фактуриране на клиенти
• доклади за анализ на продажбите
• заявки за покупка
• фактури на продавачи
• контролни регистри
• главна книга
• данни за инвентара
• информация за заплатите
• Основния
• данъчна информация

След това тези данни могат да се използват за изготвяне на счетоводни отчети и отчети, като остаряване на вземанията, схеми на амортизация / амортизация, пробен баланс, печалба и загуба и т.н. Наличието на всички тези данни на едно място - в AIS - улеснява дейностите по водене на документи, отчитане, анализ, одит и вземане на решения на бизнеса. За да бъдат полезни данните, те трябва да бъдат пълни, верни и уместни.

От друга страна, примери за данни, които не биха преминали в AIS, включват бележки, кореспонденция, презентации и наръчници. Тези документи може да имат тангенциална връзка с финансите на компанията, но с изключение на стандартните бележки под линия, те всъщност не са част от воденето на финансови записи на компанията.

4. AIS софтуер

Софтуерният компонент на AIS са компютърните програми, използвани за съхраняване, извличане, обработка и анализ на финансовите данни на компанията. Преди имаше компютри, AIS беше ръчна, на хартиен принцип система, но днес повечето компании използват компютърен софтуер като основа на AIS. Малките фирми могат да използват бързи книги на Intuit или счетоводство Sage's 50, но има и други. Малък и среден бизнес може да използва Business One на SAP. Средният и големият бизнес може да използва Dynamics GP на Microsoft, MAS 90 или MAS 200 на Sage Group, FinancialSoft или Epicor Financial Management на Oracle.

Качеството, надеждността и сигурността са ключови компоненти на ефективния софтуер AIS. Мениджърите разчитат на информацията, която извежда, за да вземат решения за компанията, и им е необходима висококачествена информация, за да вземат надеждни решения.

Софтуерните програми на AIS могат да бъдат персонализирани, за да отговорят на уникалните нужди на различни видове бизнес. Ако съществуваща програма не отговаря на нуждите на компанията, софтуерът също може да бъде разработен вътрешно със съществен принос от крайните потребители или може да бъде разработен от трета компания, специално за организацията. Системата дори може да бъде възложена на специализирана компания.

За публично търгуваните компании, без значение каква софтуерна програма и опции за персонализиране избира бизнесът, регулациите на Sarbanes-Oxley ще диктуват до известна степен структурата на AIS. Това е така, защото регламентите за SOX установяват вътрешен контрол и процедури за одит, които публичните компании трябва да спазват.

5. ИТ инфраструктура

Инфраструктурата на информационните технологии е просто модно име за хардуера, използван за работа на счетоводната информационна система. Повечето от тези хардуерни елементи, които бизнесът трябва да има, така или иначе, включително компютри, мобилни устройства, сървъри, принтери, предпазители от пренапрежение, рутери, носители за съхранение и евентуално резервно захранване. В допълнение към разходите, факторите, които трябва да се вземат предвид при избора на хардуер, включват скорост, способност за съхранение и дали той може да бъде разширен и подобрен.

Може би най-важното е, че хардуерът, избран за AIS, трябва да е съвместим с предвидения софтуер. В идеалния случай би било не просто съвместимо, а оптимално - тромавата система ще бъде много по-малко полезна от бързата. Един от начините, по които предприятията могат лесно да отговарят на изискванията за хардуерна и софтуерна съвместимост, е чрез закупуване на система „до ключ“, която включва както хардуера, така и софтуера, от който бизнесът се нуждае. Закупуването на система "до ключ" теоретично означава, че бизнесът ще получи оптимална комбинация от хардуер и софтуер за своя AIS.

Добрият AIS трябва да включва и план за поддържане, обслужване, подмяна и надграждане на компоненти на хардуерната система, както и план за изхвърляне на счупен и остарял хардуер, така че чувствителните данни да бъдат напълно унищожени.

6. Вътрешни контроли

Вътрешният контрол на AIS са мерките за сигурност, които съдържа за защита на чувствителни данни. Те могат да бъдат толкова прости като паролите или толкова сложни, колкото биометричната идентификация. AIS трябва да има вътрешен контрол, за да се предпази от неоторизиран достъп до компютър и да ограничи достъпа до оторизирани потребители, което включва някои потребители вътре в компанията. Той трябва също така да предотврати неоторизиран достъп до файлове от лица, на които е разрешен достъп само до избрани части от системата.

AIS съдържа поверителна информация, принадлежаща не само на компанията, но и на нейните служители и клиенти. Тези данни могат да включват социалноосигурителни номера, информация за заплатите, номера на кредитни карти и т.н. Всички данни в AIS трябва да бъдат криптирани, а достъпът до системата трябва да бъде регистриран и проучен. Системната активност също трябва да бъде проследена.

AIS също се нуждае от вътрешни контроли, които го предпазват от компютърни вируси, хакери и други вътрешни и външни заплахи за мрежовата сигурност. Той също трябва да бъде защитен от природни бедствия и пренапрежения, които могат да причинят загуба на данни.

Как работи AIS в реалния живот

Видяхме как добре проектиран AIS позволява на бизнеса да работи безпроблемно ежедневно или пречи на работата му, ако системата е лошо проектирана. Третата употреба на AIS е, че когато бизнесът е в затруднение, данните в неговия AIS могат да бъдат използвани за разкриване на историята за това, което се е объркало.

Случаите на WorldCom и Lehman Brothers дават два примера.

През 2002 г. вътрешните одитори на WorldCom Юджийн Морс и Синтия Купър използваха AIS на компанията, за да разкрият 4 милиарда долара за измамни разпределения на разходи и други счетоводни записи. Разследването им доведе до прекратяването на финансовия директор Скот Съливан, както и до ново законодателство - раздел 404 от Закона Сарбанес-Оксли, който регламентира вътрешния финансов контрол и процедури на компаниите.

При разследването на причините за срива на Lehman прегледът на неговата AIS и други системи за данни беше ключов компонент, заедно със събирането и прегледа на документи, както и разпитите на свидетели. Търсенето на причините за провала на компанията „изисква задълбочено проучване и преглед на операционните, търговските, оценъчните, финансовите, счетоводните и други системи на данни на Lehman“, според доклада на проучвателя на девет тома от 2 200 страници.

Системите на Lehman дават пример как AIS не трябва да бъде структуриран. Докладът на проверителя Антон Р. Валукас гласи: „По време на подаването на фалита си Lehman поддържаше пачуърк с над 2600 софтуерни системи и приложения ... Много от системите на Lehman бяха тайна, остаряла или нестандартна“.

Изпитващият реши да съсредоточи усилията си върху 96-те системи, които изглеждаха най-уместни. Този изпит изисква обучение, проучване и опит и грешки, само за да научите как да използвате системите.

В доклада на Валукас също се отбелязва: „Системите на Леман са силно взаимозависими, но отношенията им бяха трудни за дешифриране и не са добре документирани. Необходими бяха изключителни усилия, за да се разплете тези системи, за да се получи необходимата информация“.

(Също така, вижте казус: Сривът на Lehman Brothers. )

Долния ред

Всички шест компонента на AIS работят заедно, за да помогнат на ключовите служители да събират, съхраняват, управляват, обработват, извличат и отчитат своите финансови данни. Наличието на добре развита и поддържана счетоводна информационна система, която е ефективна и точна, е незаменим компонент на успешния бизнес.

(Научете как можете да получите работа в тази област, прочетете Ръководство за кариерата в счетоводните информационни системи .)