Как да попълните формуляр I-9 (стъпка по стъпка)

Когато наемате нов служител, трябва да проверите дали лицето има законно право да работи в Съединените щати. След като направите предложение за работа (но не и преди), новият служител трябва да демонстрира право на работа в САЩ, като попълни формуляра I-9, Проверка на условията за заетост.

Като работодател е ваша отговорност да видите, че този формуляр от Службите за гражданство и имиграция на САЩ се попълва от служителя и от вас. Запазете формуляра с другите си трудови досиета - не го подавайте в правителството.

(За повече информация относно отговорностите на работодателите при наемането вижте "8 неща, които работодателите не могат да ви искат.")

Попълване на формуляр I-9

Формулярът I-9 е предназначен да получава информация от нови служители, която демонстрира тяхната правоспособност да работят законно в САЩ. Никой работник не е освободен от необходимостта да попълни формуляра.

Формата I-9 е съставена от три части:

1. Част I: За служителя, установяване на идентичност

Тази част от формуляра се попълва от служителя. Тя включва информация като трите имена на служителя, адрес, дата на раждане, социалноосигурителен номер (ако е приложимо), имейл адрес и телефонен номер (имейл адресът и телефонният номер не са задължителни).

Тази част се използва и за удостоверяване - при наказание за лъжесвидетелстване - че лицето има право да работи в Съединените щати, тъй като е:

• Гражданин
• Нерезидентен гражданин на Съединените щати
• Законно постоянно пребиваващ
• Чужденец, упълномощен да работи в САЩ Служителят трябва да въведе датата на изтичане на това разрешение, ако е приложимо.

Служител, който е чужденец и е упълномощен да работи, трябва да въведе регистрационния номер на чужденеца („A-номер“, който е уникален 7-, 8- или 9-цифрен номер, присвоен на чужденец) или номер на формуляр I-94,

Служителят трябва да подпише формуляра и да го даде. Неверните изявления могат да доведат до глоби и / или лишаване от свобода.

Някои служители може да се нуждаят от помощ, за да попълнят частта си от формуляра. Ако служителят е непълнолетен или инвалид (или се нуждае от превод), лицето, което помага в попълването на формуляра (подготвител и / или преводач), също трябва да въведе своето име и адрес, както и да подпише формуляра (също под санкция на лъжесвидетелстване).

2. Част II: За работодателя Преглед на документите на служителя

Тази част от формуляра се попълва от работодателя. В него са описани документите, които работодателят е прегледал, за да провери допустимостта на заетост. Работодателят трябва да предприеме това действие в рамките на три дни от първия ден на работа. Работодателят може - но не е задължен да - създаде копие на представения (ите) документ (и).

Има три списъка с документи, които могат да бъдат използвани. Видът на използваните документи диктува частта от част II, която работодателят трябва да попълни.

Списък А: Документите в този списък установяват както самоличността на служителя, така и разрешението за работа. Служителят трябва да представи само една от следните форми, за да удовлетвори изискването за документ:

• Американски паспорт (или американски паспорт)
• Карта за постоянно пребиваващ („зелена карта“) или карта за разписка за регистрация на извънземни (технически, зелената карта е формуляр I-551)
• Чуждестранен паспорт с временен печат I-551
• Документ за разрешение за работа, който съдържа снимка (Формуляр I-766)
• За чужденец, който не е имигрант, оторизиран да работи: чужд паспорт и формуляр I-94 (или 94А) и заверяване на статута на чужденеца на чужденеца, стига той да не е изтекъл
• Паспорт от федеративните щати Микронезия, Република Маршаловите острови

Списък Б: Документите в този списък показват самоличността на служителя. Ако служителят няма документ от списък А, той трябва да представи един документ от списък Б плюс един документ от списък C (по-долу).

• Шофьорска книжка или лична карта, издадена от държава (стига да съдържа ID на снимка и друга лична информация)
• Училищно удостоверение със снимка
• Карта за регистрация на избирателите
• Американска военна карта или проектозапис
• Лична карта на военнозависимия
• Карта на търговската морска брегова охрана на САЩ
• Американски племенен документ
• Шофьорска книжка, издадена от канадски държавен орган

За непълнолетни лица (под 18 години), които не могат да представят един от документите в списък Б, алтернативни документи, които са приемливи за доказване на самоличността на служителя, включват училищен запис или карта с доклади; клиент, лекар или болнична карта; или запис на детска градина или детска градина.

Списък C: Този документ установява разрешението на служителя да работи в Съединените щати. Отново, ако служителят не може да представи документ от списък А, той трябва да представи един от списък Б и един от списък В.

• Карта за номер на акаунт за социална сигурност (освен ако на картата не пише: не важи за работа, валидна само за работа с разрешение на INS или валидна за работа само с DHS разрешение)
• Удостоверение за раждане в чужбина, издадено от Държавния департамент (Формуляр FS-545)
• Удостоверяване на доклад за раждане, издаден от Държавния департамент (формуляр DS-1350)
• Оригинал или заверено копие на акт за раждане, издаден от щат, окръг, общински орган или територия на САЩ, който има официален печат
• Американски племенен документ
• Лична карта на гражданин на САЩ (формуляр I-197)
• Идентификационна карта за използване на гражданин с пребиваване в Съединените щати (формуляр I-179)
• Документ за разрешение за работа, издаден от Министерството на вътрешната сигурност

Както в случая със служителя, работодателите трябва да удостоверят наказание за лъжесвидетелстване, че са прегледали необходимите документи, вярват, че са истински и вярват, доколкото знаят, че служителят е упълномощен да работи в САЩ. раздел за сертифициране, работодателят трябва да отбележи първия работен ден на служителя, както и друга информация за работодателя (името на фирмата, заглавието на лицето, което подписва формуляра и адреса на бизнеса).

3. Част III: За работодателя при повторно наемане

Тази част от формуляра също се попълва само от работодателя, но се използва само в случай на повторна проверка при повторно наемане на служител. Ако служител бъде нает отново в рамките на три години от датата на първоначалния I-9, работодателят може да реши да попълни този раздел или нов I-9.

Ако е необходимо да попълните тази част, работодателят просто изброява името на служителя (или ново име, ако служителят е променил име) и датата на повторно наемане на работа. Ако предишното разрешение за работа изтече, но сега е разширено, въведете информация за документа, установяващ такова разрешение (заглавие на документа, номер и нова дата на изтичане на срока на разрешение за работа).

Както в случая с другите части, служителят трябва да подпише под санкция на лъжесвидетелстване, че смята, че представеният документ е истински и че служителят е упълномощен да работи в Съединените щати.

Долния ред

Работодателите трябва да запазят I-9 за по-късните три години от датата на наемане или една година след датата на приключване на заетостта. От време на време федералното правителство може да проверява вашите документи за трудова заетост. Ако не успеете да произведете I-9, можете да бъдете подложени на граждански и / или наказателни наказания. Намерете повече информация за I-9 от „Наръчник за работодатели: Инструкции за попълване на формуляр I-9“. За всякакви допълнителни въпроси относно I-9 можете да се консултирате с адвокат по трудово право.

(Собствениците на фирми също могат да се интересуват от „Попълване на 1099 формуляра“ и „Попълване на формуляр 4562, стъпка по стъпка.“)