Съвместим ли сте с ERISA? Следвайте този контролен списък

Много предприятия предлагат някаква форма на квалифициран пенсионен план и по този начин попадат в насоките за управление на Закона за сигурност на доходите при пенсиониране на служителите от 1974 г. (ERISA). ERISA установява насоки и минимални стандарти, предназначени да защитят служителите на компании от частния сектор, които участват в планове за пенсиониране и социални помощи. Фирмите, които прилагат квалифициран пенсионен план, които не са в пълно съответствие с ERISA, могат да бъдат подложени на скъпи санкции.

Ако пенсионният ви план на служителите осигурява бъдещ доход за пенсиониране или позволява на служителите да отлагат приходите за пенсиониране, това е план на ERISA. Като работодател, който предоставя тези предимства на плана на ERISA, вие също се считате от ERISA за посочен довереник, който поема отговорността за администрирането на тези планове, и също така, отговорността, ако вашите планове не отговарят на указанията и стандартите, установени от ERISA.

Първи съвместимост с ERISA

Изпълнението на изискванията за спазване на ERISA не трябва да бъде прекалено обременяващо. Въпреки че има много изисквания, добрият трети страни администратор (TPA) може да поеме голяма част от тежестта. Много от изискванията са задвижвани от календара, изискващи подаване на формуляри в определени срокове. Тези крайни дати представляват един контролен списък, който може да се управлява от TPA или от служители от човешки ресурси. Други изисквания трябва да бъдат изпълнени на ad hoc основа, когато диктуват обстоятелствата.

ERISA Календарен списък

Администрирането на планове 401 (k) включва изпълнение на определени задачи за спазване на ERISA в съответствие с годишен график. Това са най-често срещаните задачи, които трябва да са част от контролните списъци на повечето компании.

Първо тримесечие на годината на плана: Предоставете отчети за обезщетенията за четвъртото тримесечие на участниците в плана не по-късно от 45 дни след края на тримесечието. Направете вноски от работодателя от предходната година за приспадане на данъци, които да се броят през предходната година.

Второ тримесечие: Предоставете отчети за ползите за първото тримесечие на участниците в плана. Разпределете излишните отсрочки, направени през 2015 г., над границата на IRC раздел 402 (ж). За участниците в плана, навършили 70-годишна възраст през предходната година, разпределете необходимите минимални разпределения за първата година (RMD).

Трето тримесечие: Представете отчети за доходите за второто тримесечие. Формуляр за файл 5500 за предходната година или файл 5558 за продължение на 2, 5 месеца. Ако план-документът е бил променен през предходната година, разпространете ново Кратко описание на плана на участниците в плана. Разпределете обобщен годишен отчет за предходната година, за да планирате участниците.

Четвърто тримесечие: Представете отчети за доходите за третото тримесечие. Изпратете приложими известия до участниците, включително вноски или промени в план за безопасно пристанище 401 (k), квалифицирана алтернатива за инвестиции по подразбиране (QDIA) или автоматично записване. Коригирайте всички грешки в теста на ADP / ACP и заплатете 10% акциз.

Текущи изисквания за ERISA

Някои изисквания за ERISA продължават като част от администрирането на плана или са предизвикани от събития.

Придържане към документа на плана: Уверете се, че управлението на плана непрекъснато се придържа към условията на плана на документа. IRS счита, че всяко неспазване на стриктно спазването на условията на документа на плана е оперативен дефект, който, ако не бъде отстранен, може да доведе до дисквалификация на плана.

Годишно оповестяване на таксите за участници: Всички служители, отговарящи на изискванията за плана, прекратени служители и бенефициенти със салдо по сметката трябва да получават оповестяване на такса за участници на всеки 12 месеца.

Известие за промяна на плана: Участниците трябва да бъдат уведомени за всички промени в плана 30 до 90 дни преди датата на влизане в сила на промяната.

Възможност за записване: Всички служители, които са изпълнили изискванията за възрастта и услугите на плана, трябва да получат възможност да се запишат. Те трябва да получават всички необходими формуляри и инструкции, заедно с Кратко описание на плана и всички приложими известия на участниците.

Съответствие на кредита: Уверете се, че неизплатените заеми се изплащат в съответствие с условията на политиката на плана и записа на заповед на кредитополучателя.

Своевременни депозити: Уверете се, че отсрочките и плащанията на заемите се депозират навреме, обикновено по едно и също време с депозитите по данъци върху заплатите.

Провеждайте тримесечно домакинство: Изплащайте салда по малки сметки за освободени служители. Обработвайте по подразбиране заема и използвайте всички неразпределени неустойки.

Въпреки че повечето от тези изисквания могат да бъдат управлявани от TPA, спонсорът на плана на работодателя има доверителното задължение да гарантира, че са изпълнени и изпълнени правилно.