Данъчни документи, които винаги трябва да съхранявате

След като подадете данъчната си декларация, вероятно не ви се струва да съхранявате всички документи - W-2, 1099s и повече - или дори да мислите за данъци. Но има някои документи, които искате да запазите за неопределено време. Ако практикувате да съхранявате документите, които ще ви трябват за в бъдеще, ще се изплати с данъчни спестявания по-късно. Ето извличане на тези документи и защо трябва да ги съхранявате.

Копия на връщане

IRS има ограничен период от време за одит на декларациите (обикновено три години от датата на падежа на връщането). Този лимит обаче не се прилага, ако IRS смята, че никога не сте подали декларация. Ако IRS ви изпрати писмо, в което се посочва, че никога не сте подавали заявление, зависи от вас да докажете друго. За да направите това, запазете копие от връщането си завинаги, заедно с доказателство за подаване. Видът на доказателството зависи от това как сте подали декларацията си:

• За връщане на хартия: Регистрирана или заверена разписка или фиш от частен доставчик на доставка (напр. FedEx, UPS).
• За електронни връщания: Имейлът, потвърждаващ връщането ви, беше приет за подаване. Ако използвате софтуер за подаване, имейл се генерира от софтуера (например, TurboTax ви изпраща имейл). Ако използвате платен подготвител, поискайте потвърждение от подготвителя, че вашето връщане е прието за подаване.

Същото важи и за декларациите за данък върху доходите на държавата. Запазете завинаги копие от декларацията за данък върху доходите на държавата, заедно с доказателство за подаване.

Документи за вашия дом

За много хора, личното местожителство е най-големият им единичен актив и този, който може да генерира голяма данъчна сметка, когато се продаде. Данъчният закон позволява до $ 250 000 печалба от продажбата на основно жилище (500 000 долара за съвместни файлове), ако са изпълнени определени условия. Ако тези условия не са изпълнени - или ако печалбата надхвърли лимита на долара - се получава облагаема печалба. За да се сведе до минимум печалбата, е полезно да се увеличи максимално основата на дома. Основата, която започва с това, което сте платили за дома, може да бъде увеличена с капиталови подобрения, като добавка, нов покрив, уреди, надземен басейн и озеленяване.

Колкото по-дълго сте собственик на дома, толкова по-голяма е вероятността (а) цената, която получавате, когато продавате, да бъде по-висока от заплатената и (б), че сте вложили повече пари в дома за подобрения. Намерете списък с капиталови подобрения, за които трябва да запишете разписки или друго доказателство за плащане в IRS Publication 523 (актуализация на 2017 г., непубликувана по време на писането).

Освен подобрения в дома, запазете първоначалния си отчет за сетълмент и други документи, свързани с покупката. Това ви позволява да добавите към разходите си следното:

• абстрактни такси (абстрактни такси за заглавие)
• такси за инсталиране на комунални услуги
• юридически такси (включително такси за търсене на заглавие, изготвяне на договор за продажба и изготвяне на акта)
• такси за запис
• такси за проучване
• застраховка за собственост
• данъци за трансфер или печат

Запишете тези разходи толкова дълго, колкото сте собственик на дома си, и след това най-малко три години след като подадете вашата декларация за отчитане на продажбата. Тригодишният период в повечето случаи е времето, през което IRS може да постави под въпрос вашата позиция.

Разходи за придобиване на собственост

Както в случая с подобренията на дома, вие искате да съхранявате записи, свързани с друга собственост - запаси, ваканционен дом, имот под наем или произведения на изкуството. Отново трябва да знаете какво сте платили за собственост, включително комисионни и други разходи за придобиване, за да можете правилно да изчислите печалбата, когато продавате. Ако не го направите, може да се наложи да плащате повече данъци, отколкото би се дължило в противен случай (от вас зависи да докажете данъчната си основа, ако IRS оспори връщането ви).

Както в случая на записи, свързани с вашия дом, съхранявайте тези записи толкова дълго, колкото сте собственик на имота, и след това най-малко три години след като подадете вашата декларация, отчитаща продажбата на имота.

Забележка: Брокерските дружества и дружествата за взаимни фондове сега са длъжни да предоставят основна информация за определени ценни книжа (например акции, придобити от тях от 2011 г.). Въпреки това е разумно да запазите тази информация в случай, че промените фирмите или фирмите се сливат и вашите записи са загубени (това се случва).

Наследен имот

Когато наследявате собственост, данъчната ви основа става стойността на имота към датата на смъртта на лицето, което го е оставило на вас (наричано постепенно основание). Големите имоти (тези на стойност над 11 180 000 долара за умиращите през 2018 г.) отчитат стойността на декларацията за федерален данък върху недвижимите имоти (формуляр 706). По-малките имения може да трябва да отчитат стойността на имуществото на държавните данъчни формуляри за смърт, дори ако не се дължи федерална декларация. Попитайте изпълнителя, администратора или личния представител на имота за тази информация. (Новото данъчно законодателство удвои основната сума за изключване на данък върху недвижимите имоти от приблизително 5 милиона до 10 милиона долара.)

За имоти, за които не се изисква да подават такива декларации, зависи от наследниците да определят стойността, която се превръща в основа на свойството. Ако наследите публично търгувани ценни книжа, получете стойността на тях за датата на смъртта. Ако наследявате недвижими имоти, може да искате да получите оценка за времето на смъртта, за да можете по-късно да демонстрирате основата си. Отново, както и при други имоти, запазвайте тази информация толкова дълго, колкото сте собственик на имота, плюс периода, през който IRS може да постави под въпрос вашия отчет за продажба.

Долния ред

Воденето на записи може да ви се стори досадно и тромаво. Създайте система за водене на записи, която работи за вас. Опростете документите си, като създадете електронен запис (например сканирате документи, които искате да запазите, и ги запазете във файл на вашия лаптоп, на флаш устройство или в облака).

Всъщност запазването на копията на вашите ключови записи в облака и / или на друго място също е важна защита. Лаптопите и флаш дисковете могат да се сринат или да бъдат загубени. И дори с електронни записи, подайте и хартиените, за всеки случай. Това би могло да ви спести много неприятности, ако вие - или вашите наследници - се нуждаете от тях в бъдеще.