Как да се изчислят кредитни и дебитни салда в главна книга

Главна книга действа като запис на всички сметки и техните транзакции. Балансирането на главната книга включва изваждане на общия брой дебити от общия брой кредити. За да изчислите правилно кредити и дебити, първо трябва да се разберат няколко правила.

Как да изчислим балансите

За начало въведете всички дебитни сметки в лявата част на баланса и всички кредитни сметки от дясната страна. Включете баланса за всеки. Помислете върху коя дебитна сметка влияе всяка транзакция и дали тя в крайна сметка я увеличава или намалява. Например, намалява ли запасите или увеличава паричните средства? И накрая, изчислете салдото за всяка сметка и актуализирайте баланса.

След като приключите, проверете дали се кредитират равни дебити, за да се гарантира, че книгите са балансирани. Друг начин да се гарантира балансирането на книгите е да се създаде пробен баланс. Това означава изброяване на всички сметки в главната книга и салда по всеки дебит и кредит. След като салдата се изчисляват както за дебити, така и за кредити, двете трябва да съвпадат. Ако цифрите не са еднакви, нещо е пропуснато или погрешно изчислено и книгите не са балансирани.

Важни правила, които трябва да спазвате

Първо, дебитите трябва в крайна сметка да са равни на кредитите. Въпреки че това в началото може да е объркващо и може да е изкушаващо просто да използвате положителни и отрицателни числа за отчитане на транзакции, в крайна сметка дебитната и кредитна връзка по-точно изразява случващото се в бизнеса.

Второ, дебитите увеличават активите, разходите и дивидентните сметки, докато кредитите ги намаляват. Може да е полезно да използвате мнемоничния DEAD, за да запомните това: Дебитите увеличават разходите, активите и дивидентите.

Трето, обратното важи за сметки за пасиви, приходи и собствен капитал. Кредитите ги увеличават, докато дебитите ги намаляват. Мнемоничното запомняне на тази връзка е GIRLS: сметките, които се увеличават, са печалби, доходи, приходи, пасиви и собствен капитал.

Тъй като те имат обратен ефект върху допълнителните сметки, в крайна сметка кредитите и дебитите се равняват един на друг и показват, че сметките са балансирани. Всяка транзакция може да бъде описана с помощта на дебитен / кредитен формат, а книгите трябва да се водят в баланс, така че всеки дебит да бъде съпоставен със съответния кредит.

Счетоводни практики

Счетоводният софтуер като QuickBooks, FreshBooks и Xero е полезен за балансиране на книги, тъй като такива програми автоматично маркират всички области, в които липсва съответния кредит или дебит. Повечето компании ще имат вътрешен счетоводител, който ще се справи с всичко това вместо вас, но ако се справяте със собствените си финанси, добре е да стартирате важни номера чрез външен счетоводен консултант като сертифициран счетоводител (CPA) или регистриран Агент (EA).

Дебит без съответния кредит се нарича висящ дебит. Това може да се случи, когато вписването на дебит е въведено от страна на кредита или когато дружеството е придобито, но тази транзакция не се записва. По същия начин, кредитен билет може да бъде вписан в главната книга, когато е направен депозит, но той се нуждае от компенсиращ дебитен билет, по едно и също време или скоро след това, за да балансира книгите.